議事録は打ち合わせの前に書こう!

議事録は打ち合わせや会議の前に書いておく

ように講座では薦めています。

そんなことできるのでしょうか?

事前に書いておくことで打ち合わせの骨格が決まり、どうなるかの予想ができる

当然、予定したようには進みませんし、大幅に変えなくてはならないこともあります。それでも、事前に骨格を用意しておくと進行が楽になり、生産性が上がります。事前に作っておけば打ち合わせが終わったあとに議事録を作らなくても進行しながら内容を埋め込んでいくことができます。会議が終わったあとに議事録を書くなんて時間の無駄です。会議をしながら事前に作ってあった議事録を修正して終わりにしてしまいましょう。

打ち合わせで考えようでは何も生まれない

もう一つの意味は、議事録が書けるくらいに準備して打ち合わせに臨まないと参加者が思いつきをいうだけで何も前進することなく終わってしまうことが多いということです。議事録が書けるくらいの固まったストーリーに対して意見を言ってもらうくらいがちょうどいいです。

決まったことを話すのにわざわざ集まるなんて無駄じゃないか?

新しいアイディアは、5分くらいにとどめよう

たしかにそうかもしれません。でも、新しいアイディアには1時間の打ち合わせのうち長くても5分くらいしか使わない方がいいです。後の時間は何をするか決めることに時間を使う方がいいです。5分でもアイディアは出すぎるくらいに出ます。なのでそれ以上使うと、出たアイディアを生かぜずに終わってしまいます。

何もないところからアイディアを出す打ち合わせもありです。そういうときは、丸一日かけてじっくりやるのがいいです。

議事録を書いて打ち合わせに行こう!

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