ミーティングは始まる前に終わってる

おはようございます。TA竹内です。

早速ですが、生産性の低いミーティングを経験したことはありませんか?

  • 目的がわからない
  • 論点が飛ぶ
  • 何も発言しない人がいる
  • 次に何をしたら良いかわからない
  • 同じ議論を繰り返している

これ全て準備不足が原因だと思います。

準備をしっかりすることで、ミーティングの価値は何倍にも上がります。

私が普段心掛けていることは、以下の通りです。

  • 目的を明確にする。ミーティングには、決める、シェアする、議論する、お願いする、などの目的があるはずです。まずこれが1番大事です。これを決めれば、次のポイントも決まってきます。
  • アジェンダ、論点を明確にする。目的に応じて、何を対象とするのかを明確にします。これを決めれば、ミーティング中に論点が飛ぶことはありません。
  • 参加者と参加者に期待することを明確にする。目的と論点に照らし合わせて参加者を厳選し、参加者に期待することを事前に伝えます。これをやれば、議論についていけない人や発言しない人はほとんど発生しません。

上記を押さえた上で、ミーティングを主催する側だけでなく、ミーティングに招待された側もやったら良いと思うのは、ミーティングの前に一回頭の中で模擬ミーティングに参加することです。

結局、大抵のミーティングはミーティング中に考えることを求められるわけで、その場で初めて考えるよりは、2回考えた方がいい考えが生まれるし、2回よりは3回考えた方がもっといい考えが生まれるからです。

一度頭の中の模擬ミーティングで考えてみて初めて、何がわかっているか、何がわかっていないかが明らかになることが多いからです。他の参加者がどんなことを考えうるか気がつくからです。その気づきによって、さらに自分の考えを深めることが出来るかもしれません。

これを事前にやるかどうかでミーティングの生産性は大きく変わります。

実際には色んな人がいるので、うまくいかないことが多々あるんですが、自分だけでもこーゆー意識を持っているだけで、多少はましにすることができます。場合によっては、招待された側でもアジェンダをコントロールすることで、議論をコントロールすることすらできると思います。

要するに、考えた時間は裏切らないですが、考えなかった時間はもっと裏切らないってことです。

ではでは。

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